ERP Sebagai Bagian Dalam Tata Kelola Perushaan

Sebuah entitas korporat memerlukan tata kelola yang baik agar keberlangsungan dari entitas tersebut dapat dipertahankan sehingga mampu untuk mencapai tujuan baik dalam jangka pendek, menengah maupun panjang. Pengelolaan suatu organisasi sebaiknya tersistematika dengan ideal dibantu adanya prosedur yang didukung oleh aturan serta standardisasi proses. Individu, proses serta alat bantu (mesin) perlu melakukan sinergi agar efesiensi dan efektifitas dapat tercapai.

Seiring dengan perkembangan teknologi, otomatisasi proses serta komputerisasi didalam sebuah perusahaan menjadi sebuah kebutuhan. Perkembangan ini memberikan dampak dalam memaksimalisasikan sumber daya yang ada sehingga dapat efektif dan efisien. Untuk itu sebuah perusahaan dapat melakukan implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP). Diharapkan dengan adanya implementasi tersebut sebuah perusahaan dapat melakukan maksimalisasi sumber daya.

Proses Perencanaan

Bagian utama dari ERP adalah bagaimana perencanaan dapat dilakukan sehingga mampu memberikan hasil yang terbaik serta sumber daya yang optimal. Proses yang dahulunya dilakukan secara manual, didalam ERP akan diterjemahkan kedalam bahasa program yang akan membantu individu didalam perusahaan secara lebih maksimal. ERP akan membantu didalam proses pembuatan perencanaan, penjadwalan, pengendalian hingga akhirnya proses penilaian atas aktual dibandingkan dengan rencana.

Standardisasi Proses Operasional

ERP merupakan digitalisasi proses dan prosedur yang dahulunya dilakukan secara manual dan memiliki bentuk fisik. Agar mampu diterjemahkan kedalam bentuk digital proses dan prosedur tersebut dilakukan standardisasi sehingga memiliki proses baku dan terpola. Hal ini lah yang membuat prosedur yang ada menjadi lebih rapi, teratur dan terpola.

Bentuk baku ini bukan berarti kaku yang harus diikuti oleh semua entitas bisnis dari semua jenis industri. ERP sendiri cukup fleksibel mengakomodasi kebutuhan proses bisnis sesuai dengan jenis industri. Namun fleksibelitas ini tetap mengacu pada standar bisnis proses yang ideal dalam suatu jenis industri.

Integrasi antar bagian/divisi

Semakin besar sebuah perusahaan kebutuhan atas suatu proses akan dikelola oleh satu bagian khusus. Masing-masing bagian akan melakukan pengelolaan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Namun seringkali data dan informasi tersebut merupakan hal yang sama pada satu bagian dengan bagian lain. Sangat sering data dan informasi yang dihasilkan oleh satu bagian akan digunakan atau dibutuhkan oleh bagian yang lain.

ERP melakukan pengelolaan data kedalam satu wadah (integrasi) dimana data dan informasi tersebut digunakan oleh banyak bagian. Pengelolaan ini akan membuat sinergi antar bagian dalam penggunaan dan pengolahan. Duplikasi antar bagian yang sebelumnya muncul akan hilang atau terintegrasi didalam sistem ERP. Proses juga bersifat Real-time dan jeda waktu (waktu tunggu) bisa dipersingkat/minimal.

Kepemilikan data (Ownership of Data)

ERP memerlukan penanggung jawab data  atas masing-masing bagian yang dikelola didalam sistem ini. Seperti data produksi perlu dikelola oleh pihak Operasional/Produksi, data pembayaran dikelola oleh pihak keuangan. Akibat adanya integrasi data dimana hasil output dari satu bagian menjadi input untuk bagian lain akan membawa dampak dalam pengendalian dan pengawasan. Pengendalian dan pengawasan ini akan terjadi tidak hanya pada satu bagian, namun dapat terjadi antar bagian. Untuk memudahkan komunikasi, pemilik data perlu ditentukan agar pertanggungjawaban atas data tersebut data dilakukan dengan maksimal.

Pemisahaan fungsi dan tugas

Dalam sebuah aplikasi ERP idealnya fungsi-fungsi seperti input, verifikasi/peninjauan dan persetujuan diatur sesuai dengan peranan masing-masing individu.  Sehingga individu hanya akan memiliki satu peranan, tanpa ada peranan yang ganda. Hal ini akan mengurangi adanya konflik kepentingan dan yang paling utama bisa meminimalisir kecurangan/penyelewengan.

Pemrosesan data dan informasi yang bertahap, dimana mekanisme input data dilakukan oleh individu yang khusus hanya input. Kemudian proses verifikasi/peninjauan dilakukan oleh individu lainnya. Dengan adanya proses bertahap ini kemungkinan adanya kesalahan input (Human Error) baik yang disengaja maupun yang tidak dapat dihilangkan atau diminimalisir.

ERP Sebagai Bagian Dalam Tata Kelola Perushaan